Ψηφιακός Μετασχηματισμός γραφείων μας, πρτοάσεις εκσυγχρονισμού με χρήση τεχνολογίας και κριτήριο τη βέλτιστη ανθρώπινη επικοινωνία

Απρίλιος 2020

Συζητούμε μεταξύ μας, διαβάζουμε άρθρα, προσπαθούμε να κατανοήσουμε τι ακριβώς συμβαίνει, αν μας αφορά και σε τι βαθμό ο ψηφιακός μετασχηματισμός.

Στην συνέχεια μπαίνουν επιπλέον σκέψεις για τα τμήματα του γραφείου που πρέπει να ψηφιοποιήσουμε, τον τρόπο μετάβασης στην ψηφιακή εποχή, με κύρια σκέψη το κόστος που απαιτείται τόσο σε χρήμα αλλά και στον κυριότερο και καθοριστικό συνάμα πόρο μας τον Χρόνο.

Στο σημείο αυτό πρέπει να αναγνωρίσουμε πως υπάρχουν αρκετές ανομοιομορφίες στον τρόπο εργασίας μεταξύ των συναδέλφων μας. Βασική παράμετρος και αφετηρία πριν την όποια συζήτηση για ψηφιακή αλλαγή, είναι να υπάρχει ένα ξεκάθαρα αποτυπωμένο μοντέλο εργασίας, στο οποίο θα αποτυπώνονται με σαφήνεια:

• Το εγχειρίδιο λειτουργίας του γραφείου.

• Το εγχειρίδιο λειτουργίας του Ασφαλιστικού Πράκτορα/Συμβούλου.

Από την στιγμή που όλους μας ενδιαφέρουν τα ποιοτικά χαρακτηριστικά ανάπτυξης, αλλά και η ανάπτυξη, θα πρέπει στα παραπάνω εγχειρίδια να αποτυπώνεται το business plan του κάθε γραφείου ή αυτόνομου Ασφαλιστικού Πράκτορα με τα ανάλογα σημεία ελέγχου αποτελεσματικότητας.

Με τον τρόπο αυτό το κάθε γραφείο σύμφωνα με την δική του κουλτούρα, αλλά και ο κάθε Ασφαλιστικός Πράκτορας ως αυτόνομη μονάδα, θα μπορεί να δει ξεκάθαρα πλέον ποια τμήματα της εργασίας του απαιτούν ανασχεδιασμό και πως με τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία, θα μπορούσαν να υπάρχουν σοβαρά οφέλη.

Οπότε θεωρώ σημαντικό για να γίνει οποιαδήποτε αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας των γραφείων μας, αλλά και στην καθημερινή επαφή μας με τους ασφαλισμένους μας , είναι επιτακτική ανάγκη να ορίσουμε τον τρόπο που εργαζόμαστε σήμερα, να ελέγξουμε τα σημεία που μπορούμε να διορθώσουμε για να δούμε θεαματικά αποτελέσματα εξοικονόμησης χρόνου, αλλά και ευκολίας στην καθημερινότητα μας.

Μόλις λοιπόν ο καθένας μας αναγνωρίσει μέσω της δικής του ενδοσκόπησης το δικό του προβληματικό σημείο, τότε έχει βρει και το 50% της λύσης που χρειάζεται.

Σε διαφορετική περίπτωση απλά θα ακούμε για κάτι, θα προσπαθούμε να το εντάξουμε, δεν θα λειτουργεί όπως θα θέλαμε, και τελικά θα γυρίζουμε στις παλιές μας συνήθειες.

Θα ήθελα επίσης να εστιάσω και σε ένα άλλο ζήτημα που έχει να κάνει με τη νέα ψηφιακή εποχή, θεωρώντας πως έχουμε λίγο αποπροσανατολιστεί.

Τελικά ψηφιακή εποχή και ψηφιακός μετασχηματισμός για ένα επαγγελματία είναι τα κοινωνικά μέσα ή να έχει μια ιστοσελίδα; Να έχει ένα smartphone ή ένα tablet; Να μπορεί να χειρίζεται τα συστήματα των ασφαλιστικών εταιριών;

Όλα τα παραπάνω και πολλά ακόμη θεωρώ πως είναι ένα μικρό τμήμα της όποιας ψηφιακής μας αλλαγής.

Όπως έχω προαναφέρει κατανοώ την λειτουργική ανομοιομορφία που υπάρχει στον χώρο μας, παραθέτω όμως ορισμένα σημαντικά εργαλεία που θα πρέπει να εξεταστούν και να ενταχθούν στην καθημερινότητα μας.

Τι θεωρώ σημαντικό για την καθημερινότητα μας ;

• Ηλεκτρονικό ημερολόγιο. Το έχουμε παραμελήσει ενώ είναι το καλύτερο εργαλείο για εμάς. Μπορούμε να το λειτουργήσουμε σαν ένα παραμετροποιημένο εργαλείο διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες μας.

• Ηλεκτρονικό σημειωματάριο με ενότητες ενδιαφέροντος μας. Όλα τα έγγραφα ταξινομημένα με τις ανάλογες εξουσιοδοτήσεις πρόσβασης στο cloud.

• Πρόσκληση του πελάτη μας σε τηλεδιάσκεψη όπου δεν θα κάνουμε απλά μια συνομιλία αλλά θα του παρουσιάζουμε διαφάνειες υλικό που χρησιμοποιούμε και στις συναντήσεις μας Υπάρχουν πολλά εργαλεία που μπορούν να μας βοηθήσουν, ας ξεκινήσουμε από τα απλά!

Έχουμε δυο σοβαρά πλεονεκτήματα τα οποία μας χαρακτηρίζουν και πρέπει συνεχώς να βελτιώνουμε:

1. Την ικανότητα προσαρμογής! Αν σκεφθούμε για λίγο τις αλλαγές που έχουμε αποδεχθεί τα τελευταία χρόνια στον τρόπο εργασίας μας, αν θυμηθούμε πως μερικά χρόνια πριν για να ασφαλίσουμε ένα αυτοκίνητο γράφαμε αίτηση (με καρμπόν!) συμπληρώναμε το σήμα, μεταφέραμε τις αιτήσεις οι ίδιοι ή με fax, ζητούσαμε τη βεβαίωση bonus – malus και πόσα ακόμη σε όλους τους κλάδους. Ας σκεφθούμε επίσης το κανονιστικό πλαίσιο με τις διαδικασίες που εφαρμόζαμε πριν 10 έτη, συγκρινόμενο με το σήμερα! Ας θυμηθούμε τις συναντήσεις με τους πελάτες που γίνονταν, τι παρουσιάζαμε, πως τιμολογούσαμε, πως παίρναμε την αίτηση, το συμβόλαιο, την είσπραξη, την παράδοση. Πως παρακολουθούσαμε σεμινάρια-εκπαιδεύσεις και πολλά ακόμη. Ως επαγγελματίες δικαιούμαστε βραβείο προσαρμοστικότητας ..!

2. Την ικανότητα Επικοινωνίας, με χρήσιμες πληροφορίες, ποιοτικές συμβουλές, άμεση και προσαρμοσμένη εξυπηρέτηση για κάθε μας πελάτη, ειλικρινές ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝ! Αυτή η ενότητα, είναι η τέχνη μας, το επιχειρηματικό μας κεφάλαιο, η ταυτότητα μας, το παρελθόν παρόν και μέλλον μας! Μπορεί να αλλάζουν τα μέσα, ο τρόπος εργασίας μας, η καθημερινότητα μας. Ναι προσαρμοζόμαστε, ναι εντάσσουμε όλο κα περισσότερα ηλεκτρονικά εργαλεία στη δουλεία μας, αλλά προσοχή η ταυτότητα οι αξίες και η μοναδικότητα μας πρέπει να παραμένει αναλλοίωτη. Αυτό το πλεονέκτημα λοιπόν της ανθρώπινης επικοινωνίας, των ποιοτικών συμβουλών, της άριστης και απόλυτα προσαρμοσμένης στις ανάγκες του κάθε μας πελάτη εξυπηρέτησης, πρέπει να το κρατάμε ζωντανό και να το αναβαθμίζουμε συνεχώς με τη χρήση της τεχνολογίας.

Ιδιαίτερα σήμερα, στις πρωτόγνωρες καταστάσεις που ζούμε, όλα τα παραπάνω αποκτούν ξεχωριστή σημασία και αξία, και πρέπει να εστιάσουμε με επαγγελματισμό, ταχύτητα και ήθος, δημιουργώντας τις συνθήκες για ένα καλύτερο αύριο για όλους μας.

Κώστας Γρηγορόπουλος,
Μέλος ΔΣ ΕΕΑΕ